Hay tres errores que en mayor o menor medida se hacen presentes a la hora de delegar, principalmente en las Pymes donde los roles y funciones no están tan claramente definidos como en las grandes empresas.

Poner el cuerpo donde deberíamos poner estrategia.

Pensamos que es mejor, y más rápido, hacer las cosas nosotros que pedirle a alguien que las haga. Estamos convencidos que no las va a hacer como nosotros y por lo tanto casi que abandonamos antes de comenzar.

Cuando uno puede todo, el otro por defecto, no puede nada. Imaginemos por un instante que nos nombraron responsable de Recursos Humanos, por ejemplo. Una de nuestras principales tareas consistirá en lograr que la gente de nuestro equipo haga las tareas que nosotros mismos le asignamos. Si esa persona no lo hace y lo terminamos haciendo nosotros, además de usar parte de nuestro tiempo para tareas que cualquier otro podría hacer, lo que estamos haciendo es ayudar en la construcción de nuestro propio desprestigio como gerentes. El resto del equipo podrá decir, ¨Deja, no lo hagas que a último momento viene el / ella y lo hace y no pasa nada! ¨.

Una posible formar de intentar solucionar este problema es hacer un repaso de tareas, responsabilidades, roles y funciones y traer nuevamente a la mesa de trabajo un concepto que es clave: la profesión se construye sobre el prestigio, que se funda en el trabajo bien hecho.

Al intentar cubrir todos los espacios, lo que estamos haciendo es tapar el crecimiento, propio y ajeno, al tiempo que quedamos atrapados en taras de nuestro anterior rol o función. Delegar es dar lugar al crecimiento

Por miedo a ser crueles terminamos siendo relativos

El estrés que nos genera dialogar sobre temas o situaciones que nos nos parecen agradables, o no sabemos cómo enfrenarlas hace que terminemos siendo relativos en vez de claros y precisos. Lejos de contribuir en la solución del problema original, lo que logramos es mayor incertidumbre y mayor nivel de estrés.

A la hora de hablar, es importante poner blanco sobre negro y dejar en claro que se está hablando de una tarea y un trabajo y que no debiera, por lo tanto, herir la susceptibilidad de nadie.

Debemos partir de la base que la responsabilidad individual es el hueso más duro de roer, y que todos, en alguna medida intentamos esquivar aquello que nos resulta muy difícil, pesado, o que simplemente no sabemos como hacerlo.

Hablar de situaciones incomodas, como podría ser, tareas incumplidas o errores, implica en primer lugar ponernos en el lugar del otro y tratar de entender por qué esa tarea no está hecha. Ese el el momento de elaborar hipótesis: a) le cuesta asumir su grado de responsabilidad individual, b) le interesa más ejercer el poder que hacer su tarea, c) hace falta aprender y ponerle cabeza a la tarea, entre otras.

En todos los casos, pareciera ser indispensable aprender a generar y utilizar recursos, que no son humanos en el sentido estricto de la palabra, sino emocionales y cognitivos. Hoy, en una época post pandemia, aprender a comunicar una tarea o corregir un error, o cualquier otra forma de comunicación, requiere entender cuáles son las emociones que están en juego y qué habilidades cognitivas demanda, tanto la comunicación en sí como la comprensión de aquello que se comunica.

Comunicar es habilitar la generación de recursos emocionales y cognitivos.

Alarmas invisibles a la hora de delegar

Nadie dice que delegar sea fácil, solo intentamos mostrar que es posible y que para que sea posible es importante detectar cuándo es el momento. Más allá de su complejidad, es decir, que cada rubro, empresa, o área, necesite tal vez de un asesor externo que ayude en los procesos de delegación, detallamos debajo un par frases que deberán oficiar de alarma o alerta.

Hay que …

Cuando alguien dice “Hay que (seguido de verbo) implica que no hay nadie que se esté haciendo cargo. Es probable que la cantidad de tareas excedan a la persona y necesite armar un esquema de delegación.

Después lo hago

Cuando alguien dice “después lo hago” damos por sentado que ambas partes en juego, entienden los mimo por el término ‘después’. Va de suyo que los dos están hablando de lo miso y de la misma percepción del tiempo. Eso es un grave error porque el tiempo es relativo y la percepción del tiempo aún más. Por lo tanto, cuando alguien dice después, la pregunta que sigue es cuándo, qué día y a qué hora. Alguien que no puede delegar y abarca todo, tiene por lo general problemas de agenda y evita por lo tanto poner fecha precisa porque inconscientemente sabe que no hay mas lugar en su agenda.

¿Por qué es clave aprender a delegar en una Pyme? Porque si no nos corremos no dejamos espacio para el crecimiento, ni el nuestro ni el de los demás, porque los procesos de delegación invitan a la generación de recursos emocionales y cognitivos, recursos fundamentales de todo trabajo, y porque con un poco más de atención y menos prisa, podemos ver con claridad las tareas que ‘piden’ ser delgadas.

Asesoría

En VG & Asociados acompañamos a las empresas y sus líderes en el desarrollo de sus habilidades de liderazgo y habilidades blandas en general desde el enfoque del Aprendizaje Organizacional. Nuestra propuesta busca potenciar las capacidades subyacentes de las personas en proceso de capacitación, invitándoles a ser parte activa del proceso.